Att ha en personalliggare är inte bara ett smidigt sätt för företagare att hålla koll på personalen. Det är enligt svensk lag ett måste för vissa branscher. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om personalliggare.
Vad är en personalliggare?
En personalliggare är ett verktyg för att företag ska ha en överblick av vilka i personalen som varit verksamma och i vilken lokal. Den ska innehålla uppgifter om personen som har jobbat, vilka tider den gjort det och var. Uppgifterna ska uppdateras dagligen och får enbart fyllas i av arbetstagaren själv. När arbetspasset börjar skriver personen in det, och när arbetspasset slutar skriver personen in det också.
Vad är syftet med en personalliggare?
Förutom att en personalliggare ger en överblick av när personalen är verksamma så är det främsta syftet med en personalliggare att den ska finnas tillgänglig när Skatteverket gör sina kontroller. Dessa kontroller utförs så att Skatteverket ska ha underlag när de sedan gör beslut för beskattning. Det hjälper dem att få en uppfattning om företaget verkställer de skyldigheter som finns när det kommer till att redovisa innehållen skatt och arbetsgivaravgifter. Det är ett sätt att bedöma de inkomster den skattskyldige har och de kan därefter räkna ut om personen redovisar rätt skattebelopp. En annan sak som en personalliggare kan visa är om företaget har personal som de betalar svart, alltså utan skatt.
Vilka måste ha en personalliggare?
Det är inte alla företagare och branscher som behöver ha en personalliggare. Här är de branscher som enligt svensk lag behöver ha det:
-Restaurang
-Tvätteri
-Frisör
-Bygg
-Kroppsvård
-Skönhetsvård
-Livsmedelsgrossister
-Tobaksgrossister
-Fordonsservice
Men det finns en del undantag där du inte behöver ha en personalliggare även om du tillhör någon av de branscher som listades ovan. Om du har en enskild näringsverksamhet, alltså driver ett företag där du som privatperson driver det själv eller om du är företagsledare för ett fåmansföretag där företaget består av dig och din make eller maka, där det bara är ni som är verksamma i företagslokalen.
Det här ska en personalliggare innehålla
Det finns en hel del uppgifter som en personalliggare ska innehålla. Företagets organisationsnummer eller ditt personnummer. Sedan ska den innehålla all personals uppgifter med deras personnummer och mellan vilka tider de var verksamma i lokalen. Den ska utöver ordinarie personal innehålla uppgifter från den personal som jobbar där tillfälligt eller är praktikanter.
Olika sorters personalliggare
Det finns två olika sorters personalliggare att välja bland. De som är manuella och kommer i bokform och de som är elektroniska. Båda formaten ställer samma krav och ska finnas i närheten om Skatteverket kommer på kontroll. Men det finns några skillnader mellan formaten:
Bokformat
Måste vara inbunden. Sidorna ska vara förnumrerade och de som skriver måste använda sig av en penna med skrift som inte går att sudda ut och ändra. Till exempel en bläckpenna.
Elektroniskt
En elektronisk personalliggare måste ha ett program där du kan gå tillbaka i händelseförloppen för att kunna se eventuella ändringar och för att se vilka uppgifter som varit registrerade.
En personalliggare måste finnas kvar i minst två år efter utgånget räkenskapsår.